Norm
|
Toelichting
|
Naleving Code
|
1 Vertrouwen waarmaken
|
1
Het bestuur voert de regeling naar beste vermogen uit, in een evenwichtige afweging van belangen, en heeft hiervoor de eindverantwoordelijkheid.
|
Het bestuur voert voor alle belanghebbenden van het pensioenfonds als ‘goed huisvader’ de pensioenregeling uit en houdt op een evenwichtige wijze rekening met de verschillende belangen. Dit is ook uitgewerkt in de statuten,
pensioenreglementen, integriteitsregeling, uitbestedingsbeleid van het pensioenfonds en in de overeenkomsten / service level agreements met partijen waaraan werkzaamheden zijn uitbesteed.
|
√
|
2
Het bestuur is verantwoordelijk en zorgt voor de uitvoering van de pensioenregeling. Het heeft een visie op die uitvoering, stelt eisen waaraan deze moet voldoen en bepaalt welk kostenniveau aanvaardbaar is.
|
Het bestuur voert de door sociale partners in opdracht gegeven pensioenregelingen uit en ontwikkelt een aanvaardbaar kostenniveau waarbij rekening wordt gehouden met toekomstige marktontwikkelingen. Eén en ander is vastgelegd in de statuten en actuariële bedrijfstechnische nota (ABTN) van het pensioenfonds.
|
√
|
3
Het bestuur stelt een missie, visie en strategie op. Ook zorgt het voor een heldere en gedocumenteerde beleids- en verantwoordingscyclus. Daarnaast toetst het bestuur periodiek de effectiviteit van zijn beleid en stuurt zo nodig bij.
|
De missie, visie en ambitie staan verwoord in het strategisch meerjarenplan 2023-2027. Verder vindt er vastlegging plaats in de ABTN en het jaarverslag. De beleids- en verantwoordingscyclus zijn helder. Daarnaast vindt periodieke evaluatie plaats van zowel beleid en het meerjarenplan als van partijen waaraan werkzaamheden zijn uitbesteed.
|
√
|
4
Bij alle besluiten legt het bestuur duidelijk vast op grond van welke overwegingen het besluit is genomen.
|
Het proces van besluitvorming en de kwaliteit van de besluitvorming is een belangrijke taak van het bestuur en in het bijzonder van de voorzitters in diverse gremia. Overwegingen, impact voor belanghebbenden en risico’s zijn onderdeel van het besluitvormingsproces. Ook in notities en voorleggers bij notities wordt hier – zo mogelijk – aandacht aan gegeven. Vastlegging van besluiten inclusief de overwegingen die tot het besluit hebben doen leiden, vindt plaats in de notulen.
|
√
|
5
Het bestuur legt verantwoording af over het beleid dat het voert, de gerealiseerde uitkomsten van dit beleid en de beleidskeuzes die het eventueel voor de toekomst maakt. Het bestuur weegt daarbij de verschillende belangen af van de groepen die bij het pensioenfonds betrokken zijn. Ook geeft het bestuur inzicht in de risico’s van de belanghebbenden op korte en lange termijn, gerelateerd aan het overeengekomen ambitieniveau.
|
Het bestuur legt verantwoording af door middel van het jaarverslag. Verder wordt door berichtgeving op de website, nieuwsbrieven en bijeenkomsten informatie gegeven en verantwoording afgelegd. Waar mogelijk wordt inzicht gegeven in de gemaakte afwegingen en risico’s. Het bestuur en het intern toezicht leggen intern
uitgebreid verantwoording af aan het verantwoordingsorgaan.
|
√
|
6
Het bestuur houdt rekening met de verplichtingen die het fonds is aangegaan en draagt daarbij zorg voor optimaal rendement binnen een aanvaardbaar risico.
|
Het beleggingsbeleid van het bestuur is gebaseerd op gedegen onderzoek in de vorm van een ALM-studie. In de ALM-studie is expliciet rekening gehouden met de verplichtingenstructuur (pensioenaanspraken en toeslagen), waarbij tevens de relatie tussen rendement en risico in kaart wordt gebracht.
|
√
|
7
Het bestuur zorgt ervoor dat er onder belanghebbenden draagvlak bestaat voor
de keuzes over verantwoord beleggen.
|
De bestuurlijke keuzes over verantwoord beleggen worden periodiek getoetst aan de hand van onderzoek onder belanghebbenden. Daarnaast wordt de dialoog aangegaan met het verantwoordingsorgaan.
|
√
|
8
Het bestuur bevordert en borgt een cultuur waarin risicobewustzijn vanzelfsprekend is. Ook zorgt het ervoor dat het integrale risicomanagement adequaat georganiseerd is.
|
De sleutelfunctiehouder risicomanagement is lid van het uitvoerend bestuur. Daardoor is het risicomanagement stevig verankerd in de besturing van PME. Verder werkt PME conform het integraal risicomanagementbeleid. Zo worden op kwartaalbasis de risicobladen met de belangrijkste risico’s voor PME bijgewerkt, worden risk self assessments uitgevoerd en wordt de PME integrale risicorapportage opgesteld en bestuurlijk besproken en vastgesteld. Deze activiteiten leiden zowel op het bestuursbureau als binnen het bestuur tot een hoger risicobewustzijn en betere doorleving van de belangrijkste risico’s waarmee PME wordt geconfronteerd. Daarnaast heeft PME een sleutelfunctiehouder interne audit en een sleutelfunctiehouder actuarieel.
|
√
|
9
Het bestuur zorgt voor een noodprocedure om in spoedeisende situaties te kunnen handelen.
|
PME kent een operationeel crisismanagementplan voor noodsituaties waarbij het functioneren van de organisatie ernstig verstoord raakt en die een inbreuk vormt voor een beheerste en integere bedrijfsvoering.
Daarnaast kent PME een financieel crisisplan waarin het besluitvormingsproces is opgenomen in geval van een (dreigende) financiële crisis.
|
√
|
2 Verantwoordelijkheid nemen
|
|
|
10
Het bestuur zorgt voor een heldere en expliciete taak- en rolverdeling tussen bestuur en uitvoering. Hierbij horen passende sturings- en controle- mechanismen.
|
Een heldere taak- en rolverdeling is vastgelegd in het uitbestedingsbeleid van het pensioenfonds. Met inachtneming van dit uitbestedingsbeleid worden uitbestedingsovereenkomsten en service level agreements aangegaan met
partijen waaraan is uitbesteed.
|
√
|
11
Bij uitbesteding van taken neemt het bestuur in de overeenkomst met de dienstverlener adequate maatregelen op voor als de dienstverlener of een door hem ingeschakelde derde onvoldoende presteert, de overeenkomst niet naleeft, schade veroorzaakt door handelen of nalaten.
|
Dit is onderdeel van de uitbestedingsovereenkomsten, die periodiek worden geëvalueerd.
|
√
|
12
Het bestuur zorgt dat het zicht heeft op de keten van uitbesteding.
|
Dit is onderdeel van de uitbestedingsovereenkomsten, die periodiek worden geëvalueerd. Daarnaast wordt van dienstverleners een overzicht gevraagd met eventuele onderuitbestedingen.
|
√
|
13
Het bestuur zorgt ervoor dat het beloningsbeleid van partijen aan wie taken worden uitbesteed niet aanmoedigt om meer risico’s te nemen dan voor het fonds aanvaardbaar is. Om dit te bereiken maakt het bestuur dit onderdeel van de contractafspraken bij het sluiten of verlengen van de uitbestedingsovereenkomst of – indien van toepassing – via zijn aandeelhouderspositie.
|
Dit is onderdeel van de uitbestedingsovereenkomsten.
Beloningsbeleid is onderdeel van het uitbestedingsbeleid, waarbij PME verklaringen inzake beheerst beloningsbeleid vraagt van
partijen waaraan is uitbesteed.
|
√
|
14
Het bestuur evalueert jaarlijks de kwaliteit van de uitvoering en de gemaakte kosten kritisch en spreekt een dienstverlener aan als deze de afspraken niet of onvoldoende nakomt.
|
Periodieke evaluatie van dienstverleners is onderdeel van de cyclus. Daarnaast wordt jaarlijks het jaarplan inclusief bijbehorende begroting door het algemeen bestuur vastgesteld. Over de uitvoering van het jaarplan wordt elk kwartaal door het uitvoerend bestuur gerapporteerd.
|
√
|
3 Integer handelen
|
|
|
15
Het bestuur legt de gewenste cultuur vast en stelt een interne gedragscode op.
|
De gewenste cultuur is vastgelegd in het integriteitsbeleid van het pensioenfonds, welke telkens wordt herijkt naar aanleiding van met name een systematische integriteitsrisicoanalyse. Daarnaast is, afgeleid uit het integriteitsbeleid, een interne gedragscode opgesteld. Het onderwerp staat hoog op de agenda van het bestuur.
|
√
|
16
De leden van het bestuur, het VO of het BO, het intern toezicht en andere medebeleidsbepalers ondertekenen de interne gedragscode van het fonds en een jaarlijkse nalevingsverklaring, en zij gedragen zich daarnaar.
|
Aanvangsverklaring maakt onderdeel uit van de gedragscode. De nalevingsverklaring wordt jaarlijks getekend door alle verbonden personen en insiders. Verder ondertekenen allen bij vertrek een nawerkingsverklaring waarmee benadrukt wordt dat de normen en regels van de gedragscode ook na vertrek bij het fonds relevant blijven gedurende enige periode.
|
√
|
17
Alle nevenfuncties worden gemeld aan de compliance officer.
|
In gedragscode is vastgelegd dat alle nevenfuncties gemeld moeten worden aan de compliance officer die na beoordeling al dan niet een verklaring van geen bezwaar afgeeft mede op basis waarvan door de voorzitter van het uitvoerend bestuur en de onafhankelijk voorzitter een besluit tot goedkeuring wordt genomen.
|
√
|
18
Tegenstrijdige belangen of reputatierisico’s worden gemeld. De leden van het bestuur, het VO of het BO, het intern toezicht en andere medebeleidsbepalers vermijden elke vorm en elke schijn van persoonlijke bevoordeling of belangenverstrengeling.
Zij laten zich op hun functioneren toetsen.
|
In de statuten, gedragscode, de functieprofielen en het integriteitsbeleid is dit vastgelegd.
|
√
|
19
Het lidmaatschap van een orgaan is niet verenigbaar met dat van een ander orgaan binnen het fonds of van de visitatiecommissie.
|
Combinaties van lidmaatschappen van verschillende organen binnen het pensioenfonds zijn niet mogelijk. Dit is vastgelegd in statuten en bestuursreglement.
|
√
|
20
Het bestuur zorgt dat onregelmatigheden kunnen worden gemeld en dat betrokkenen weten hoe en bij wie.
|
Het kunnen melden van onregelmatigheden is geborgd in de incidenten- en klokkenluidersregeling. Tevens is een onafhankelijke externe vertrouwenspersoon benoemd voor PME.
|
√
|
21
De organisatie kent een klokkenluidersregeling en bevordert dat ook externe dienstverleners een klokkenluidersregeling hebben. De organisatie zorgt ervoor dat men weet hoe en bij wie kan worden gemeld.
|
Het pensioenfonds kent een incidenten- en klokkenluidersregeling met een voorname rol voor de onafhankelijke externe vertrouwenspersoon en het fonds streeft er naar een betrouwbare, transparante en lerende organisatie te zijn. Daarbij past een cultuur waarin medewerkers incidenten of misstanden zonder vervelende gevolgen of de dreiging daarmee kunnen melden en waarin helder is hoe met dergelijke meldingen wordt omgegaan. Daarnaast is in het uitbestedingsbeleid geborgd dat ook partijen waaraan is uitbesteed dienen te beschikken over een adequate klokkenluidersregeling.
|
√
|
22
Het bestuur kent de relevante wet- en regelgeving en interne regels, weet hoe het fonds daar invulling aan geeft en bewaakt de naleving (compliance).
|
Geschiktheid wordt geborgd door het geschiktheidsbeleid en de statuten. Het bestuur informeert zich onder andere via rapportages omtrent (toekomstige) wijzigingen van wet- en regelgeving en interne regels.
Op kwartaalbasis vindt rapportage plaats over onder andere compliance (van PME, TKP en MN).
|
√
|
4 Kwaliteit nastreven
|
|
|
23
Het bestuur is collectief verantwoordelijk voor zijn functioneren. De voorzitter is eerste aanspreekpunt; hij/zij is als eerste verantwoordelijk voor zorgvuldige besluitvorming en procedures.
|
Vastgelegd in de statuten en omschreven in het functieprofiel van de bestuurders. Een procedure omtrent zelfevaluatie is opgenomen in het geschiktheidsbeleid en het bestuursreglement.
|
√
|
24
Het bestuur waarborgt dat de leden onafhankelijk en kritisch kunnen opereren.
|
Beschreven in statuten, integriteitsbeleid, gedragscode, geschiktheidsbeleid, functieprofiel bestuursleden, etc. De onafhankelijk voorzitter heeft mede als taak het realiseren van een open discussie in het bestuur waar alle leden in
(kunnen) participeren.
|
√
|
25
Ieder bestuurslid heeft stemrecht.
|
In de statuten is opgenomen dat alle leden van het algemeen bestuur stemrecht hebben.
|
√
|
26
Het bestuur zorgt voor permanente educatie van zijn leden.
|
Mogelijkheden voor individuele en collectieve activiteiten ter bevordering van geschiktheid zijn opgenomen in geschiktheidsplan. Hiertoe wordt eveneens de individuele en collectieve geschiktheid in kaart gebracht.
|
√
|
27
Het bestuur staat open voor kritiek en leert van fouten.
|
Het bestuur evalueert besluiten en beleid periodiek. Via de rapportages van de uitvoeringsorganisatie wordt (op hoofdlijnen) informatie verstrekt aan het bestuur over de inhoud van de klachten en geschillen.
|
√
|
28
Het eigen functioneren is voor het bestuur en voor het intern toezicht een continu aandachtspunt. Het bestuur en het intern toezicht evalueren in elk geval jaarlijks het eigen functioneren van het orgaan als geheel en van de individuele leden. Hierbij betrekken het bestuur en het intern toezicht één keer in de drie jaar een onafhankelijke derde partij.
|
Jaarlijks wordt het functioneren van het bestuur geëvalueerd. Ten minste eens per twee jaar evalueert het bestuur het functioneren van het collectieve bestuur onder begeleiding van een externe deskundige (partij). In 2022 is de tweejaarlijkse collectieve bestuurlijke zelfevaluatie met een externe partij gestart. Deze is afgerond in 2023.
Ook evaluatie en indien nodig bijstellen van profielen en competenties van bestuursleden is onderdeel van de zelfevaluatie.
|
√
|
29
Het eigen functioneren is voor het BO een continu aandachtspunt. Het BO evalueert in elk geval jaarlijks het functioneren van het eigen orgaan als geheel en van de individuele leden. Hierbij betrekt het BO één keer in de drie jaar een onafhankelijk derde partij.
|
Niet van toepassing
|
-
|
30
Het eigen functioneren is voor het VO een continu aandachtspunt. Het VO evalueert met enige regelmaat het functioneren van het eigen orgaan.
|
Er is een competentievisie door het verantwoordingsorgaan geformuleerd. Het VO volgt diverse opleidingen ter bevordering van de deskundigheid. Daarnaast evalueert het VO regelmatig op het eigen functioneren.
|
√
|
5 Zorgvuldig benoemen
|
|
|
31
De samenstelling van fondsorganen is wat betreft geschiktheid, complementariteit, diversiteit, af- spiegeling van belanghebbenden en continuïteit vastgelegd in beleid. Zowel bij de aanvang van een termijn als tussentijds bij de zelfevaluatie vindt een check plaats.
|
Bestuur heeft het geschiktheid- en diversiteitbeleid in 2023 geëvalueerd en herijkt. Alle onderdelen uit de code komen hierin terug. Hierin is ook een stappenplan opgenomen om de eigen ambities voor diversiteit te behalen. Het bestuur rapporteert hierover in het jaarverslag (hoofdstuk De organisatie van PME als stevig fundament).
|
√
|
32
Het bestuur zorgt voor geschiktheid, complementariteit en continuïteit binnen het bestuur. Daarbij houdt het rekening met opleiding, achtergrond, persoonlijkheid, geslacht en leeftijd. Het bestuur toetst de geschiktheid van bestuursleden bij het aantreden en gedurende het bestuurslidmaatschap.
|
Geborgd via functieprofielen, het geschiktheidsbeleid waar het diversiteitsbeleid onderdeel van uitmaakt.
|
√
|
33
In zowel het bestuur als in het VO of het BO is er ten minste één vrouw en één man. Er zitten zowel mensen van boven als van onder de 40 jaar in. Het bestuur stelt een stappenplan op om diversiteit in het bestuur te bevorderen.
|
In het bestuur zitten per 31 december 2023 zes vrouwen en zes mannen. Geen van de bestuursleden is onder de 40 jaar. In het VO zitten geen vrouwen en geen personen onder de 40.
Het bestuur kent een stappenplan om diversiteit te bevorderen. Onderdeel daarvan is dat tijdig met voordragende/benoemende organisatie in gesprek wordt gegaan over de in te vullen vacatures en de wensen daaromtrent. Ook heeft het bestuur om bij te dragen aan de diversiteit in gehele pensioensector in de afgelopen jaren traineeships opengesteld.
(Zie onderdeel De organisatie van PME als stevig fundament en bijlage 1 Personalia 2023)
|
X
|
34
De zittingsduur van een lid van het bestuur, het VO, het BO en raad van toezicht is maximaal vier jaar. Een bestuurslid en een lid van het BO kunnen maximaal twee keer worden herbenoemd, een lid van de raad van toezicht maximaal één keer. Leden van een visitatiecommissie zijn maximaal acht jaar betrokken bij hetzelfde fonds.
|
Niet-uitvoerende bestuursleden kunnen één keer worden herbenoemd voor vier jaar. Daarna is nog één herbenoeming van twee jaar mogelijk, maar alleen indien het niet-uitvoerend bestuur met algemene stemmen daartoe besluit. Uitvoerende bestuursleden kunnen vaker dan twee keer worden herbenoemd, maar alleen indien het niet-uitvoerend bestuur met algemene stemmen daartoe besluit. Ook is vastgelegd dat een lid van het VO maximaal tweemaal herbenoembaar is.
|
X
|
35
Het bestuur, het BO en het intern toezicht houden bij het opstellen van de profielschets rekening met het diversiteitsbeleid. Het VO houdt hier rekening mee bij het opstellen van de competentievisie.
|
Diversiteitbeleid is in functieprofielen vastgelegd en de voordragende en benoemende organisaties worden nadrukkelijk gewezen op het diversiteitsbeleid bij invulling van ontstane vacatures.
|
√
|
36
Het bestuur, het VO of het BO en de raad van toezicht leggen bij de vacature de eisen voor de vacante functie vast. Hierbij wordt rekening gehouden met de in de normen 31, 32 en 33 opgenomen eisen.
|
Voor alle organen zijn functieprofielen opgesteld waarvan eveneens geschiktheid, complementariteit en diversiteit een onderdeel zijn.
|
√
|
37
Bij de vervulling van een vacature wordt actief gezocht (en/of actief opgeroepen om te zoeken) naar kandidaten die passen in de diversiteitsdoelstellingen. Het bestuur neemt hierover tijdig contact op met degenen die betrokken zijn bij het voordragen of de verkiezing van kandidaten.
|
Diversiteitbeleid is in functieprofielen vastgelegd en voordragende en benoemende organisaties worden nadrukkelijk gewezen op het diversiteitsbeleid bij ontstane vacatures.
|
√
|
38
Het bestuur en het BO toetsen voorgedragen kandidaten mede aan de hand van de diversiteitsdoelstellingen. Het VO bevordert dat in de procedure de competentievisie wordt meegenomen, inclusief de diversiteitsdoelstellingen.
|
Voor alle organen zijn functieprofielen opgesteld. Diversiteitbeleid vormt onderdeel van de beoordeling van voorgedragen kandidaten.
|
√
|
39
Een bestuurslid wordt benoemd en ontslagen door het bestuur, na het horen van de raad van toezicht over de procedure. Een lid van de raad van toezicht of visitatiecommissie wordt benoemd door het bestuur na bindende voordracht van het verantwoordingsorgaan en wordt ontslagen door het bestuur na bindend advies van het verantwoordingsorgaan. Een lid van het verantwoordingsorgaan wordt benoemd door het bestuur en ontslagen door het verantwoordingsorgaan zelf. In uitzonderlijke situaties kan het bestuur in overleg met het intern toezicht een lid ontslaan.
|
Statuten en bestuursreglement voldoen aan de bepalingen in de Code.
Met betrekking tot de benoeming van leden van het verantwoordingsorgaan is ervoor gekozen om in plaats van de Code de Pensioenwet te volgen.
|
√
|
40
Het bestuur zorgt dat de statuten een schorsingsprocedure kennen.
|
Een schorsingsprocedure is opgenomen in statuten.
|
√
|
6 Gepast belonen
|
|
|
41
Het pensioenfonds voert een beheerst en duurzaam beloningsbeleid. Dit beleid is in overeenstemming met de doelstellingen van het pensioenfonds. Ook is het beleid passend gelet op de bedrijfstak, onderneming of beroepsgroep waarvoor het fonds de pensioenregeling uitvoert.
|
De algemene beginselen ten aanzien van beloningen heeft PME vastgelegd in een beloningsbeleid. Daarnaast is een vergoedingsreglement van toepassing waarin de hoogte van de beloningen is vastgelegd. Het tijdsbeslag dat PME voor het bepalen van de vergoeding hanteert, is gebaseerd op hetgeen in de Pensioenwet is opgenomen en sluit aan bij de beloning, zoals genoemd in de aanbevelingen van de Pensioenfederatie dan wel de TPRA rating. Het pensioenfonds kent geen variabele beloningen.
Het fonds voert een beloningsbeleid dat bijdraagt aan het voorkomen van (de schijn van) belangenverstrengeling, het voorkomen van
het nemen van onaanvaardbare of ongewenste risico’s, waaronder duurzaamheidsrisico’s, en het voorkomen van het maken van kosten die niet in het belang zijn van de belanghebbenden van het fonds.
De beloning van bestuurders of medewerkers
is onafhankelijk van het rendement van de beleggingsportefeuille. De afwegingen over eventuele duurzaamheidsrisico’s worden daardoor niet beïnvloed door het beloningsbeleid van bestuurders of medewerkers van het fonds.
Het beloningsbeleid voor het bestuur en medewerkers voldoet daarmee aan de wettelijke eisen uit de SFDR, het Besluit Financieel Toetsingskader, de Code Pensioenfondsen
en de Principes beheerst beloningsbeleid van AFM en DNB.
|
√
|
42
De beloningen staan in redelijke verhouding tot verantwoordelijkheid, functie-eisen en tijdsbeslag.
|
Bij het bepalen van de hoogte van de vergoeding wordt marktconformiteit nagestreefd.
|
√
|
43
Het bestuur is terughoudend als het gaat om prestatiegerelateerde beloningen. Prestatiegerelateerde beloningen zijn niet hoger dan 20 procent van de vaste beloning. Ze zijn niet gerelateerd aan de financiële resultaten van het fonds.
|
Het pensioenfonds kent geen variabele beloning.
|
√
|
44
Het bestuur voorkomt dat door een te hoge beloning van de leden van het intern toezicht, een financieel belang een kritische opstelling in de weg staat.
|
Bij het bepalen van de hoogte van de vergoeding wordt marktconformiteit nagestreefd.
De vergoedingen worden jaarlijks geëvalueerd.
|
√
|
45
Bij tussentijds ontslag van een bestuurslid zonder arbeidsovereenkomst of van een lid van het intern toezicht verstrekt het bestuur geen transitie- of ontslagvergoeding. Bij ontslag van een (andere) medebeleidsbepaler moet een eventuele transitie- of ontslagvergoeding passend zijn gelet op
de functie en de ontslagreden.
|
Deze norm is vastgelegd in vergoedingenreglement.
|
√
|
7 Toezicht houden en inspraak waarborgen
|
|
|
46
Intern toezicht draagt bij aan effectief en slagvaardig functioneren van het pensioenfonds en aan beheerste en integere bedrijfsvoering.
|
In de statuten en het bestuursreglement is een heldere taakverdeling vastgelegd. Het intern toezicht evalueert deze aspecten periodiek. In het bestuursreglement zijn de waarborgen opgenomen die ervoor zorgen dat het intern toezicht de toezichtstaak zodanig kan vervullen dat het bijdraagt aan een effectief en slagvaardig functioneren van het Fonds en aan een beheerste en integere bedrijfsvoering.
|
√
|
47
Het intern toezicht betrekt deze Code bij de uitoefening van zijn taak.
|
Het intern toezicht betrekt onder meer deze Code en de VITP-code bij zijn taak. Het intern toezicht rapporteert in het jaarverslag aan de hand van zijn eigen toezichtthema’s en niet specifiek aan de hand van de acht thema’s van deze Code. (Zie onderdeel Verklaring intern toezicht PME)
|
√
|
48
Leden van het intern toezicht zijn betrokken bij het pensioenfonds en moeten zich zodanig onafhankelijk opstellen dat belangentegenstellingen worden voorkomen. Ze hebben daarbij het vermogen en de durf om zich kritisch op te stellen richting het bestuur.
|
Bij PME zijn de niet-uitvoerende bestuursleden onderdeel van het bestuur. In het functieprofiel van het niet-uitvoerend bestuurslid staat de competentie ‘onafhankelijk’: ‘staat voor de eigen opvattingen en principes en is bereid anderen met meer macht en invloed hiermee te confronteren. Neemt en draagt verantwoordelijkheid voor eigen doen en laten’.
|
√
|
49
De raad van toezicht stelt zich op als gesprekspartner van het bestuur.
|
Het uitvoerend bestuur en het niet-uitvoerend bestuur komen ten minste vier keer per jaar bijeen in een overlegvergadering. Het uitvoerend en niet-uitvoerend bestuur maken samen deel uit van het algemeen bestuur.
|
√
|
50
Het bestuur weegt de aanbevelingen van de raad van toezicht of visitatiecommissie zorgvuldig en motiveert afwijkingen.
|
De opvolging van de aanbevelingen van het niet-uitvoerend bestuur wordt periodiek in het bestuur besproken, alsmede in de overlegvergadering met het niet-uitvoerend bestuur en het VO. PME kent in verband met het omgekeerd gemengde bestuursmodel geen raad van toezicht en geen visitatiecommissie. Het interne toezicht wordt uitgeoefend door de niet-
uitvoerend bestuurders.
|
√
|
51
Het BO voert zijn taak uit als ‘goed huisvader’ (m/v) voor alle belanghebbenden.
|
Niet van toepassing.
|
-
|
52
Het BO zorgt dat de leden onafhankelijk en kritisch kunnen functioneren.
|
Niet van toepassing.
|
-
|
53
Het BO bewaakt of het bestuur de uitvoeringsovereenkomst of het uitvoeringsreglement en het pensioenreglement juist uitvoert. Ook bewaakt het BO of het bestuur de belangen van de verschillende groepen belanghebbenden evenwichtig afweegt.
|
Niet van toepassing.
|
-
|
54
Het BO onderneemt actie als het van oordeel is dat het bestuur niet naar behoren functioneert.
|
Niet van toepassing.
|
-
|
55
Het bestuur gaat een dialoog aan met het VO dan wel het BO bij het afleggen van verantwoording.
|
Overlegvergaderingen tussen het uitvoerend bestuur en het VO, alsmede tussen het niet-uitvoerend bestuur en het VO vinden periodiek plaats. Het bestuur staat doorlopend open voor dialoog.
Op deze wijze wordt het VO gedurende het jaar vroegtijdig en doorlopend betrokken bij de ontwikkelingen bij PME. Daarnaast vindt tussentijds (op ad-hoc basis) informatie-uitwisseling plaats.
|
√
|
56
Het bestuur draagt de accountant of actuaris die controle uitvoert in beginsel geen andere werkzaamheden op dan controle. Geeft het bestuur wel een andere opdracht, dan vraagt dit zorgvuldige afweging en een afzonderlijke opdrachtformulering.
|
Het beleid van het bestuur is dat de controlerend accountant respectievelijk de certificerend actuaris geen niet-controlewerkzaamheden verrichten. Verder is dit uiteraard van belang gelet op de status van het Fonds als Organisatie van Openbaar Belang (OOB-status).
De certificerend actuaris voert wel aanvullende werkzaamheden uit met betrekking tot de actuariële sleutelfunctie. De Pensioenwet staat dit toe.
|
√
|
57
Het bestuur beoordeelt vierjaarlijks het functioneren van de accountant en de actuaris en stelt het intern toezicht en VO of BO van de uitkomst op de hoogte.
|
Evaluatie van de accountant vond plaats in 2020. Evaluatie van de actuaris in zijn rol als sleutelfunctiehouder actuariaat vond plaats in 2021.
Het niet-uitvoerend bestuur en het verantwoordingsorgaan zijn over de uitkomsten geïnformeerd.
|
√
|
8 Transparantie bevorderen
|
|
|
58
Het bestuur geeft publiekelijk inzicht in missie, visie en strategie.
|
De missie, visie en strategie maakt onderdeel uit van het jaarverslag. Beschreven wordt in hoeverre de gestelde doelen zijn bereikt.
(Zie onderdeel Missie en Visie.)
|
√
|
59
Het bestuur geeft inzicht in het beleid, de besluitvormingsprocedures, de besluiten en de realisatie van het beleid.
|
In onder meer het jaarverslag, rapportages, notities, verslagen en (digitale) gepensioneerdenbijeenkomsten wordt inzicht gegeven hierin. De verslagen van de vergaderingen van het algemeen bestuur worden integraal gedeeld met het verantwoordingsorgaan.
|
√
|
60
Het bestuur vervult zijn taak op een transparante (open en toegankelijke) manier. Dat zorgt ervoor dat belanghebbenden inzicht kunnen krijgen in de informatie, overwegingen en argumenten die ten grondslag liggen aan besluiten en handelingen.
|
Het bestuur legt verantwoording af in het jaarverslag aan belanghebbenden. De voorzitter van het bestuur is aanspreekpunt voor het verantwoordingsorgaan. Ten minste twee keer per jaar vindt een overlegvergadering plaats met het verantwoordingsorgaan. Daarnaast worden belanghebbenden geïnformeerd via periodieke nieuwsbrieven, webinars en ad hoc informatievoorziening.
|
√
|
61
Het bestuur legt gemotiveerd vast voor welke wijze van uitvoering is gekozen.
Deze informatie is beschikbaar voor de belanghebbenden.
|
In het jaarverslag wordt verantwoording afgelegd conform het uitbestedingsbeleid. Verdere vastlegging vindt plaats in de ABTN.
|
√
|
62
Het bestuur legt zijn overwegingen omtrent verantwoord beleggen vast en zorgt ervoor dat deze beschikbaar zijn voor belanghebbenden.
|
Het beleid inzake verantwoord beleggen van PME staat op de website en daaraan wordt ook in de media en in magazines en nieuwsbrieven aan de deelnemers aandacht geschonken.
Ook het jaarverslag bevat hierover uitgebreide informatie.
(Zie onderdeel Duurzaam en verantwoord beleggen.)
|
√
|
63
Het bestuur stelt beleid vast rond transparantie en communicatie. Het bestuur evalueert dit beleid periodiek en in ieder geval eens per drie jaar.
|
Het communicatiebeleidsplan 2022-2026 is in juni 2022 vastgesteld. Dit plan wordt jaarlijks gereviewd.
Regelmatig worden onderzoeken naar de klanttevredenheid gedaan, waarmee de effectiviteit van de ingezette communicatiemiddelen kan worden bepaald.
|
√
|
64
Het bestuur rapporteert in het jaarverslag over de naleving van de interne gedragscode (zoals bedoeld in de normen 15 en 16) en deze Code, net als over de evaluatie van het functioneren van het bestuur.
|
Het pensioenfonds rapporteert in het jaarverslag over de naleving van de gedragscode, de Code (een document met een toelichting op de naleving van alle normen wordt als bijlage bij het jaarverslag gevoegd; afwijkingen worden extra toegelicht) en over de evaluatie van het functioneren van het bestuur.
Het bestuur baseert zich bij de rapportage over de naleving van de gedragscode op de eigen waarnemingen en ook op de opinies en waarnemingen van de compliance officer. (Zie onderdeel Governance, onderdeel Verantwoording en toezicht en bijlage 3 Naleving Code Pensioenfondsen 2023.)
|
√
|
65
Het bestuur zorgt voor een adequate klachten- en geschillenprocedure die voor belanghebbenden eenvoudig toegankelijk is. In het jaarverslag rapporteert het bestuur over de afhandeling van klachten en de veranderingen in regelingen of processen die daaruit voortvloeien.
|
Het klachten- en geschillenreglement staat op de website. Er is toegang mogelijk tot de Ombudsman Pensioenen en belanghebbenden worden actief door PME geïnformeerd over de mogelijkheid om een klacht of geschil voor te leggen aan de Ombudsman Pensioenen. In het jaarverslag wordt over de aantallen en de aard van de klachten en geschillen gerapporteerd. Alsmede over de veranderingen in regelingen of processen als gevolg van de klachtenafhandeling.
PME hecht er grote waarde aan dat deelnemers eenvoudig en snel bij het pensioenfonds terecht kunnen met vragen, klachten, onvrede en geschillen.
(Zie onderdeel Klachten en Geschillen)
|
√
|
